Comment insérer des contacts Outlook dans un document Word ?

Si vous travaillez sur une date limite, vous voulez que tout le travail soit fait aussi efficacement que possible tout en battant le chronomètre. Pour obtenir un rendement maximal tout en cochant toutes les cases, vous avez besoin de chaque petit hack de productivité sur lequel vous pouvez mettre la main. De cette façon, vous pourrez surmonter les obstacles et naviguer beaucoup plus rapidement dans les flux de travail désordonnés.

Alors que les services de gestion du temps comme Traqq peuvent injecter ce sentiment d’urgence pour vous aider Ă  terminer vos tâches Ă  temps, avoir plus d’outils de productivitĂ© Ă  votre disposition peut Ă©lever votre jeu au niveau supĂ©rieur.

Même des tâches simples, comme travailler sur un document Word, deviennent beaucoup plus intéressantes lorsque vous apprenez tous les petits trucs et astuces qui peuvent accélérer les choses.

Prenons l’exemple de l’insertion d’informations de contact dans un document Word : vous n’avez pas besoin de lancer l’application Outlook pour obtenir les coordonnĂ©es de la personne Ă  qui vous souhaitez envoyer un e-mail. Vous pouvez obtenir ce dont vous avez besoin sans quitter Microsoft Word.

Bien que cela, en soi, ne ressemble pas beaucoup Ă  une dĂ©couverte, c’est l’une des petites choses qui, lorsqu’elles sont combinĂ©es, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

Dans cet article, nous expliquons comment extraire les informations de contact directement d’Outlook vers Word. Si vous utilisez un autre client de messagerie sur Microsoft Exchange, vous pouvez Ă©galement extraire les informations de contact directement Ă  partir de ce client de messagerie.

Comment copier des contacts Outlook dans un document Word

MalgrĂ© ce que dit le titre de cette section, vous ne copiez pas vraiment les contacts d’Outlook vers Word. Au lieu de cela, l’option, lorsqu’elle est configurĂ©e, vous permet d’insĂ©rer rapidement les informations de contact d’un client Ă  l’endroit sĂ©lectionnĂ© dans votre document Word.

L’utilisation de cette option vous permet d’Ă©conomiser les quelques minutes dont vous pourriez avoir besoin pour lancer Outlook et rechercher les informations de contact dont vous avez besoin. Au lieu de cela, les informations sont extraites directement, ce qui accĂ©lère votre travail.

De plus, avec cette option, vous pouvez insĂ©rer des contacts Outlook dans Word sans publipostage. La fonctionnalitĂ© Fusion et publipostage de Word est principalement conçue pour les e-mails et les lettres en masse. Si vous n’avez besoin que de quelques coordonnĂ©es Ă  la fois, l’utilisation de la commande Carnet d’adresses dans Word est sans doute plus simple.

Les Ă©tapes nĂ©cessaires pour ajouter le carnet d’adresses Ă  la barre d’outils d’accès rapide dans MS Word sont dĂ©crites ci-dessous :

  1. Lancez Microsoft Word et sélectionnez un document vierge.
  2. Cliquez sur la flèche orientĂ©e vers le bas Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.
  3. SĂ©lectionnez Plus de commandes dans le menu contextuel.
  4. Cliquez sur le bouton sous “Choisir les commandes de” et sĂ©lectionnez “Commandes non dans le ruban”.
  5. SĂ©lectionnez Carnet d’adresses et cliquez sur le bouton Ajouter.
  6. Cliquez sur OK pour ajouter Carnet d’adresses Ă  la barre d’outils Accès rapide.

Pour suivre les Ă©tapes ci-dessus, vous devez Ă©videmment d’abord ouvrir Microsoft Word. Choisissez ensuite un document vierge pour commencer le processus.

L’Ă©tape suivante consiste Ă  cliquer sur la flèche Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide dans le coin supĂ©rieur gauche de la fenĂŞtre MS Word. Cela fait apparaĂ®tre le menu contextuel Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide, Ă  partir duquel l’option Plus de commandes doit ĂŞtre sĂ©lectionnĂ©e.

Lorsque la fenĂŞtre Options Word s’affiche, assurez-vous que l’onglet Barre d’outils Accès rapide est sĂ©lectionnĂ©. Ensuite, cliquez sur le bouton juste en dessous de “Choisir les commandes de” et sĂ©lectionnez “Commandes non dans le ruban”.

Recherchez maintenant l’entrĂ©e du carnet d’adresses dans la liste, sĂ©lectionnez-la et cliquez sur le bouton Ajouter pour l’inclure dans la liste des options de la barre d’outils d’accès rapide Ă  droite.

Cliquez sur OK pour terminer les choses. Vous remarquerez que l’option Carnet d’adresses a Ă©tĂ© ajoutĂ©e au menu Accès rapide en haut du document vierge. Passer le curseur sur l’option affichera son Ă©tiquette, InsĂ©rer une adresse, ainsi que la description “Ouvrir le carnet d’adresses pour rechercher des noms, des numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone et des adresses e-mail”.

Lorsque vous souhaitez ajouter un contact Ă  partir d’un carnet d’adresses Outlook, cliquez simplement sur l’icĂ´ne Carnet d’adresses, sĂ©lectionnez le contact que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton OK.

Pendant que vous vous amusez beaucoup avec cette astuce, n’oubliez pas de rĂ©gler votre PC pour obtenir les meilleures performances. Avec un PC qui n’est pas optimisĂ©, l’utilisation de fonctionnalitĂ©s supplĂ©mentaires dans Word commence Ă  ralentir sensiblement l’application. Vous pouvez essayer d’optimiser votre PC vous-mĂŞme ou passer le relais Ă  Auslogics BoostSpeed, qui est un outil spĂ©cialement conçu pour turbo-charger les PC lents et instables, amĂ©liorer la gestion des ressources informatiques et augmenter les performances globales.

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